Paradigme AS har 10 års erfaring med kontrakts håndtering av ulike prosjekter innen bygg og anlegg, herunder varsling, dokumentasjon, strategi og oppfølging. Våre partnere har i tillegg omfattende bransjeerfaring som sammen med våre dyktige analytikere og en omfattende databank representerer den beste kompetanse for å ivareta ditt prosjekt sine behov i forhold til løpende kontraktsoppfølging.
Vi har i løpet av disse årene sett at ressurstilgangen og kompetansen hos aktørene i markedet knyttet til oppfølging av kontrakt er svært varierende.
Vår kompetanse og erfaring fra bistand til over 150 ulike prosjekter, samt tverrfaglige miljø vil bidra til å sikre en kostnadseffektiv og kvalitetsmessig leveranse av kontraktsoppfølging som frigjør prosjektorganisasjonen til å fokusere på optimalisering av prosjektgjennomføringen.
De siste to årene (med Covid-19) har også lært oss at svært mange oppgaver ikke krever kontinuerlig fysisk tilstedeværelse i prosjekt og at fjernarbeid kan spare betydelige kostnader grunnet spart reisetid og kostnad, mindre behov for rigg og drifts ytelser etc. I tillegg er det også vår vurdering at denne type arbeid er tjent med en viss kontinuitet og skjerming fra støybildet som finnes på de fleste bygg og anleggsprosjekter der daglige utfordringer nødvendigvis vil ta fokus og noen ganger gjøre det vanskelig å arbeide strukturert og målrettet med denne typen spørsmål.
Å etabler et miljø internt i den enkelte bedrift for kontraktsoppfølging er krevende og de som arbeider med disse oppgavene i prosjektene har ofte manglende faglig miljø rundt seg og blir isolerte i de prosjektorganisasjonen de sitter i. I tillegg kan det være ubehagelig og virke hemmende når man uten et tungt faglig miljø rundt seg blir anklaget for å fremsette krav det ikke er dekning for (eller å være urimelig i forhold til fremsatte krav) og bli ansett som en kranglefant eller for å ødelegge det «gode» samarbeidsklimaet i prosjektet.
Denne belastningen kan reduseres ved at funksjonen profesjonaliseres og utføres av ekstern leverandør som både har faglig miljø og erfaring til å kunne motstå og profesjonelt håndtere den belastning det alltid vil være å kreve betalt for ytelser utenfor kontrakt eller som avviker fra kontraktens prisformat.
Paradigme AS har selvsagt tilgang på alle relevante kontrakts standarder elektronisk samt lovdata pro og disponerer prisbøker og kalkyleprogram fra Holte Prosjekt, i tillegg til at vi har brukere av Microsoft Project og PrimaVera planleggingsverktøy
Hvem er tjenesten rett mot?
Vår tjeneste er primært rettet mot utførende i prosjekter, både totalentreprenører, hovedentreprenører og underentreprenører.
Vår erfaring og tjeneste er imidlertid også godt egnet for byggherreorganisasjoner der kompleksiteten i forhold til kontraktsadministrasjon er stor, som for eksempel i byggherrestyrte side entrepriser, men også ordinære utførelsesentrepriser kan være utfordrende i forhold til grensesnitt, der vi særlig vil vektlegge behovet for å adskille leveranser og tolkning av leveranser for å ivareta byggherre interesser i forhold til prosjekterende eller andre leverandører på byggherre siden.
Hva inngår i tjenesten:
For Total/Hoved entreprenør/Underentreprenør
Hvilke tjenester man ønsker er opp til den enkelte kunde, dette vil derfor være en tilpasning til hver enkelt kunde og prosjekt, i det følgende tar vi for oss enkelte områder som vil være sentrale å vurdere.
Gjennomgang av kontrakten for å identifisere riktig kontraktstrategi, herunder spesielle risikomomenter som må følges opp
Utarbeidelse av rapporteringssystemer for oppfølging av avvik fra kontrakt, herunder oppfølgingssystemer for produksjon, prosjektering (i total entreprise byggherre beslutninger) og fremdrift
Utforming av varsler og krav
Utarbeidelse av dokumentasjon for krav i samarbeid med prosjektorganisasjonen (endringer merkostnader, fristforlengelse mm)
Utarbeidelse og vedlikehold av endringsoversikter
Avstemming av fremdrift knyttet til rapporteringsperiode (månedsrapportering eller annet)
Avstemming av produktivitet etter nærmere avtalte intervall (prognose, rapportering, oppfølging av krav m.m.)
Mot Total/Hoved entreprenør/Underentreprenører (leverandører)
Oppfølging av kontrakts oppfyllelse herunder frister og dagmulkt
Oppfølging av avtalt fremdrift i samarbeid med prosjektorganisasjonen
Besvare varsler og krav fra TE/HE/UE/Leverandør
Opprettelse og vedlikehold av endringslogger mot UE og samkjøring av endringslogger i prosjektet totalt basert på avtaler inngått med de ulike aktørene.
Arbeidsmetodikk:
Eksisterende systemer vil bli gjennomgått av Paradigme ved inngåelse av avtale om bistand.
Paradigme vil presentere en prosjekttilpasset arbeidsplan for sine ytelser knyttet til det enkelte prosjekt.
Paradigme vil ha tilgang til alle systemer og informasjonskanalaler som benyttes i prosjektet
Det vil være oppdragsgiver som tar alle beslutninger om hvordan Paradigmes forslag og vurderinger implementeres i prosjektet
Paradigme utformer forslag til varsler ved avvik fra kontrakt
Paradigme utformer forslag til prising og dokumentasjon av endringer
Paradigme bistår i diskusjoner med kontraktspart
Kostnad:
Kostnaden med tjenesten er selvsagt avhengig av størrelse på prosjekt, graden av bistand som ønskes og hvilke utfordringer som oppstår i prosjektet.
Paradigme vil sammen med kunden utarbeide en arbeidspakke som er grunnlaget for å beregne en grunnpris ut fra løpende oppfølging av prosjektet, eventuelle tvister, rapporter og analyser knyttet til dette vil komme i tillegg.
Våre medarbeidere vil være i stand til med støtte av vårt tverrfaglige team å følge opp flere prosjekter parallelt og derved kan denne tjenesten for prosjekter der det ikke oppstår særlige problemer være svært kostnadseffektive i forhold til å ha dedikerte medarbeidere i prosjektet. I tillegg har våre medarbeidere løpende tilgang til en tverrfaglig gruppe som forvalter vår samlede kunnskap basert på samtlige av de prosjekter vi har bistått.
Paradigme vil på bakgrunn av størrelse og kompleksitet på prosjektet samt hvilke deler av pakken som ønskes gi månedlig rate for oppfølging til dine prosjekter.